Virtual Data Room - Security

Podrá cargar en la VDR estructuras de árbol completas (carpetas/subcarpetas/archivos), gracias a la función “Coger & Arrastrar” e importar listas de usuarios autorizados ya perfilados por rol.

Mantenga el control de todos los correos electrónicos, entrantes y salientes, enviándolos directamente desde la VDR. Los mensajes intercambiados se almacenan en un archivo histórico, que le permite mantener un seguimiento de toda la actividad de comunicación que se ha producido.

Para que los usuarios puedan estar siempre informados cada vez que se carguen nuevos documentos o versiones. Podrá elegir la frecuencia y el horario del envío de las comunicaciones.

Puede buscar palabras clave en el título, en el texto (búsqueda full texto) o en campos específicos, como la fecha de carga del archivo, el autor del documento, el responsable del documento, el campo de notas. Además, podrá guardar las consultas de búsqueda para usarla más tarde.

El usuario dispone de un sistema avanzado de gestión de Q&A donde podrá enviar una pregunta genérica,
referida a un archivo/carpeta específica o categoría; Los responsables del Q&A podrán reformular las diferentes preguntas, así como publicar las respuestas, haciéndolas visibles sólo al emisor, a uno o varios grupos de usuarios o hacerla pública.

Control en tiempo real y desde el primer acceso, de toda la actividad de los usuarios autorizados. Informes detallados sobre lo que cada usuario o grupos de usuario vieron, cuando y durante cuánto tiempo, etc. El Administrador del Data Room podrá exportar uno o más informes en el formato deseado (Pdf, Xls, Doc).

Cada página de un archivo tiene una marca de agua que muestra el nombre de usuario, la fecha y la hora de la descarga, la dirección IP del ordenador y cualquier otra información que desee agregar.

Podrá cargar archivos en cualquier formato, los cuales se convertirán automáticamente en un formato PDF seguro.

Podrá decidir en cualquier momento las políticas de acceso para cada archivo y usuario (Ver, Descargar, Imprimir).

Con nuestro sistema “Pdf.Viewer”, podrá configurar los documentos para que solo se vean en pantalla e impide que los archivos se puedan recuperar en los temporales del ordenador.

Cada usuario registrado es admitido en el VDR solo después de la verificación por parte del administrador de la Data Room y en función de sus permisos de acceso.

La autenticación de dos factores es una medida de protección adicional que permite obtener mayores niveles de seguridad y verificar la identidad de los accesos.

Para garantizar la confidencialidad del proceso y de los datos cargados, puede publicar (antes o después del inicio de sesión) un Disclaimer, personalizado y multilingüe que los usuarios tendrán que aceptar antes de consultar la documentación en la VDR.

Todos los sistemas de TI están bajo nuestro control directo para garantizar el rendimiento y la estabilidad. El protocolo TLS/HTTPS garantiza el acceso seguro y la transferencia de archivos. Toda la información está encriptada y protegida con certificados digitales Extended Validation de última generación.

Nuestra sala de control supervisa el uso de los recursos para realizar actualizaciones inmediatas y directas. Optimizando todos los recursos del data center, con el fin de soportar el consumo masivo TI que los usuarios demandan. La velocidad de acceso y consulta está garantizada gracias a los circuitos de fibra óptica entre la sala de control de Multipartner y la Server Farm.

Con la función Inicio de Sesión Único (SSO, del inglés Single Sign-On) los usuarios autorizados accederán automáticamente a nuestra VDR una vez autenticados en el dominio corporativo del cliente. La activación del SSO presupone la colaboración técnica con las empresas que lo soliciten.
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