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Virtual data rooms&C: offerta ampia ma contano gli obiettivi dell’azienda

ottobre 2018

Virtual data rooms&C: offerta ampia ma contano gli obiettivi dell’azienda

Può una grande azienda, un’istituzione, uno studio legale o un gruppo di ricerca fare a meno di strumenti come le Virtual data room (Vdr) o i Board portals (Bp)? Probabilmente no: chi in circostanze straordinarie (per esempio valutando una acquisizione o la quotazione sul mercato dei capitali), chi quotidianamente (lavorando a contenziosi, partnership commerciali o all'attività di ricerca) ha necessità di uno spazio di lavoro virtuale affidabile, con informazioni e dati protetti accessibili da diversi dispositivi, da diverse aree geografiche a cui possono accedere soggetti terzi attraverso modalità autorizzate e anche ristrette a seconda del ruolo operativo;d'altro canto, nelle istituzioni o nelle società guidate da un consiglio di amministrazione che determina i passaggi chiave della vita dell'organizzazione, le riunioni necessitano di essere preparate rendendo disponibili approfondimenti, dati e documenti confidenziali ma anche di essere tenute potendo visionare in tempo reale e simultaneamente i temi su cui si delibera magari modificando il testo stesso dei provvedimenti presi. Nessun dubbio quindi sul fatto che questi strumenti abbiano un ruolo centrale nell'attività delle grandi e medie organizzazioni tant'è che alcune ricerche stimano per i prossimi anni una crescita media in doppia cifra ad esempio per il mercato delle Vdr in termini di giro d'affari a livello globale.

Soluzioni ad hoc o Content Collaboration Platforms: è davvero un bivio?

Il bivio davanti al quale possono essere aziende e istituzioni insieme ai loro application leaders, secondo una ricerca realizzata dalla società di ricerca e advisory Gartner e intitolata "Implementing Virtual Data Rooms And Board Portals in Flexible And Cost-Effective Ways", è se dare a queste esigenze una risposta ad hoc, strettamente legata alla necessità contingente di uno strumento di lavoro, o se optare su strumenti alternativi. In termini di sicurezza, costi, sviluppo futuro quando è preferibile puntare su prodotti altamente specializzati o su un nuovo approccio? Il bivio è quello tra Virtual data room e Board portals da una parte e una strategia basata invece sulle Content collaboration platforms (Ccp), cioè le piattaforme di condivisione dei contenuti con cui trasformare tutta l'attività e il modo di lavorare dell'organizzazione. I prodotti attualmente sul mercato comunque possono in molti casi già rispondere a entrambe le esigenze grazie a Ccp già predisposte per entrare in modalità data room e in modalità board portals.

VIrtual Data Room Multipartner

Sicurezza: il primo criterio con cui scegliere

La convinzione che le soluzioni ad hoc siano meno soggette a rischi di violazioni, perché non integrate, e l'analisi di tutti i contesti in cui la condivisione di contenuti è funzionale all'attività aziendale sono due dei fattori che possono orientare verso l'uno o l'altro di questi strumenti tecnologici. Il mercato delle Content collaboration platforms, secondo Gartner, offre alternative all'approccio iper-specializzato offrendo risposte all'esigenza di una distribuzione sicura dei contenuti, al rispetto dei requisiti di compliance, alla protezione sicura dei dati, alla necessità di uso in mobilità aprendo, da una parte, all’opportunità di definire nuove forme di produttività e di capacità di condivisione dei contenuti da parte dei collaboratori e dei team di lavoro e costituendo, dall'altra, un supporto di base per Virtual data rooms e Board portals.

Un confronto fatto anche conti alla mano

Il primo passo da fare dunque, secondo Monica Basso analista di Gartner, è sviluppare un piano relativo ai servizi di condivisione dei contenuti in base alle esigenze e all'attività dell’organizzazione: se la necessità di un ambiente per dati separati e inaccessibili è la priorità assoluta allora meglio orientarsi sulle Vdr e sui Bp e affrontare costi più elevati per soluzioni ad hoc; se non c'è questo elemento stringente ma c'è invece una richiesta più ampia di gestione dei dati e di archiviazione allora è preferibile puntare su una Ccp che dia però garanzie di cyber security e scalabilità per essere in grado di coprire anche le fattispecie rappresentate da situazioni di data room virtuale e da spazi di lavoro dedicati agli amministratori o comunque a manager con ruoli chiave nell'organizzazione. In questo secondo caso però, può presentarsi la necessità di dover customizzare la Ccp, pertanto solo un’analisi dei costi richiesti da questo adeguamento può far capire se diventa comunque meglio passare a prodotti specializzati. Una discriminante, quella del prezzo, non secondaria e che deve tener conto del diverso approccio, secondo Gartner: le Ccp hanno modelli di prezzo basati sul numero degli utenti e sulla durata del contratto e danno poi accesso a documenti senza restrizioni e senza limiti nel numero di progetti o ambienti di lavoro creati; le Vdr basano invece principalmente il loro prezzo sui volumi di dati gestiti e sulla durata del contratto, prima che sul numero degli utilizzatori, permettendo di definire il livello di protezione su dati e accessi secondo le diverse esigenze operative.

Le piattaforme digitali sicure strutturate per “farsi in quattro”.

Il mercato comunque già offre piattaforme nativamente strutturate per coniugare in sé le diverse esigenze: dalla piena condivisione fino alla massima segregazione delle informazioni. Ci sono, in una nicchia di mercato piccola ma riconosciuta e ben delineata, piattaforme altamente professionali che nascono già per essere configurate in base alle diverse necessità lavorative. Il provider in questi casi stringerà, per così dire, le maglie della sicurezza della piattaforma offerta, attivando tutte le funzioni di protezione sui documenti caricati e sugli accessi per poter monitorare l’uso anche da parte anche di terze parti coinvolte. Queste piattaforme solitamente tailor-made e sviluppate in house, rappresentano una valida alternativa alla scelta obbligata che ci si appresta a fare sull’adozione di strumenti digitali avanzati.

Obiettivo “customizzare” ma in poche mosse

Per esempio, per quanto riguarda cda, quotazioni in borsa o di operazioni di M&A vengono configurate funzioni necessarie (calendario, ricerca full-text-OCR, Q&A avanzato con cronologia,ecc…), procedure e protocolli di sicurezza devono essere attivati sia sui documenti (applicazione della filigrana dinamica contenente IP, nome utente e orario di visualizzazione del documento,etc…),sia sugli accessi che, per questo tipo di operazioni, vengono profilati in modo granulare e verificati in modo “forte” (Strong Authentication) prima dell’entrata in piattaforma (a differenza del SSO –Single Sign On- preferibile per accedere in piattaforma quando il lavoro sui dati è prettamente collaborativo). Inoltre l’assegnazione di un “ruolo” consente di dare “diritti” diversi ad ogni utente e ciò, oltre ad identificare inequivocabilmente l’utente (chi può leggere soltanto a video, chi può editare direttamente on line, chi può scaricare una copia del file e lavorarla off line,etc…), lo rende monitorabile durante tutta la sua permanenza in piattaforma, attraverso reporting e analisi dei log. Il servizio diventerà compliant alla normativa vigente e anche pronto per audit informatici o analisi forensi. La customizzazione del servizio, necessaria sempre in questi casi come segnala lo studio di Gartner, viene talvolta fornita da parte del provider senza costi aggiuntivi così come l’opzione di avere a disposizione la documentazione in lingue differenti e l’assistenza clienti dedicata 24/7/365. Restando sul tema costi, certamente richiedere una piattaforma di questo genere, ha dei costi diversi rispetto ad una più comune Ccp. Ma in questi casi, i provider stabiliscono generalmente il prezzo non per numero utente come nella maggior parte dei casi, piuttosto in base alla durata e allo spazio necessari. Più spesso, tra questo tipo di provider di servizi digitali e i clienti diventa più comodo siglare una collaborazione di lunga durata, una sorta di contratto-quadro che permetta a tariffe vantaggiose di avere un solo interlocutore tecnologico per tutti i tipi di servizi digitali che potrebbero rendersi necessari durante le varie fasi di vita dell’azienda o dell’organizzazione.

Redazione Radiocor