Una soluzione semplice, sicura, nonché economica e intuitiva nell’utilizzo.
Uno strumento in grado di rispondere all’esigenza di riservatezza dei documenti scambiati, impedendo la divulgazione delle informazioni a soggetti non autorizzati.
La Board Communication rappresenta un’efficiente risposta alla necessità di condividere in modo estremamente sicuro e flessibile documenti e informazioni tra i membri che compongono uno o più Board (Consiglio di Amministrazione, Collegio Sindacale, Comitato Esecutivo, Specifici Comitati, ecc.) e le loro Segreterie, senza incorrere nel rischio di diffondere anzitempo informazioni c.d. “privilegiate”.
La normativa di riferimento in merito ad un accorto utilizzo delle informazioni “privilegiate” è vasta, e da più fonti, si ricava l’obbligo di riservatezza a carico dei consiglieri, dei sindaci, dei dirigenti e dei dipendenti della società che hanno accesso ad informazioni privilegiate (Ex Art. 181, comma 1, del TUF).
Grazie alla Board Communication Data Room:
- Le informazioni vengono fatte pervenire direttamente ai destinatari autorizzati, senza passaggi intermedi, utilizzando (i) comunicazioni criptate con i più elevati standard di sicurezza disponibili e (ii) marchiature indelebili tramite filigrane statiche o dinamiche.
- I documenti che contengono fisicamente le informazioni possono essere:
- recapitati via web direttamente ai destinatari autorizzati con i medesimi livelli di protezione e sicurezza previsti per le informazioni;
- “trattenuti” su server sicuri, precludendone il salvataggio e consentendone quindi la sola visualizzazione remota ai destinatari autorizzati.
VANTAGGI
.Utilizzando la Board Communication Data Room la società:
- riduce drasticamente, fino ad azzerarli, i rischi di (i) perdita di controllo sui documenti e sulle relative informazioni, (ii) intercettazioni non dolose (smarrimenti, consegna a soggetti non autorizzati, etc.) con conseguente rischio di fuga di notizie o utilizzo abusivo delle informazioni, e (iii) intercettazioni dolose (spionaggio industriale);
- pone in essere tutte le azioni necessarie ad ottenere una piena compliance alle prescrizioni del D. Lgs. 231/2001 e, nel caso delle società quotate, del Codice di Autodisciplina.
L’utilizzo della «Board Communication VDR» consente di conseguire ulteriori vantaggi:
- Tutti i documenti e le informazioni sono consultabili 24/7.
- Nessun software o hardware da installare, basta disporre di una connessione ad internet a banda larga utilizzando il vostro solito browser.
- Massima autonomia e semplicità nel caricamento dei documenti: lo staff di Segreteria/Affari Societari potrà in autonomia e con facilità grazie a delle funzionalità estremamente user-friendly caricare i documenti da rendere disponibili ai Board’s Members e inviare loro la comunicazione dell’avvenuto caricamento.
- Sistema di Alert su file che consente di notificare agli utenti l'avvicinarsi di una specifica operazione da compiere.
- Funzione Notify: consente di informare gli utenti della modifica/caricamento di documenti di interesse.
- Elevati livelli di sicurezza garantiti da un protocollo SSL e da accessi selettivi.
- Help Desk Multilingue 24/7 al fine di supportare i membri dei Boards e/o il loro staff in tutto il mondo.
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